Cách quản lý hàng hóa tránh thất thoát

Công tác quản lý phải được thực hiện một cách rõ ràng, quy tắc - có tổ chức thì mới có thể hạn chế những vấn đề bất của hàng hóa từ đó mới có thể phát triển kinh doanh. Hãy cùng Cơ khí Thành Đạt khám phá những thông tin này nhé.

1. Tại sao phải quản lý hàng hóa trong kinh doanh

Quản lý hàng hóa là cách theo dõi và kiểm soát những hoạt động có liên quan đến hàng hóa kinh doanh. Bao gồm: Tổ chức, sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng để đảm bảo tính liên tục của việc cung cấp hàng hóa. Vai trò của việc xây dựng cơ chế quản lý hàng hóa sẽ giúp cơ sở kinh doanh của bạn đảm bảo các nghiệp vụ công tác khác được vận hành trơn tru hơn, thúc đẩy việc bán hàng tối ưu hơn và tạo ra nhiều lợi nhuận. Cách quản lý hàng hóa hiệu quả giúp người kinh doanh đạt được những điều sau:

• Nắm bắt rõ tình hình xuất - nhập - tồn kho, luôn cập nhật được số lượng - chất lượng - giá cả.
• Tìm ra được sản phẩm nào được ưa chuộng bán chạy cũng như các mặt hàng tồn kho lâu - ít người mua. Từ đó giảm thiểu khả năng phải chi trả hoặc thanh lý những sản phẩm tồn kho và giúp chủ doanh nghiệp tập trung vào nhóm sản phẩm bán chạy nhất.
• Tính toán chi phí liên quan đến việc mua bán hàng hóa: chi phí mua bán, các khoản doanh thu, các khoản thanh toán công nợ với nhà cung cấp.
• Tăng tính thẩm mĩ trong việc trưng bày hàng hóa tại cửa hàng, tăng độ nhận diện thương hiệu của người tiêu dùng đối với doanh nghiệp. 
• Báo cáo doanh thu, kiểm tra lợi nhuận sẽ được thông kê một cách chính xác, chuẩn chỉnh hơn từ đó nắm bắt hoạt động kinh doanh của cửa hàng - siêu thị dễ dàng hơn.

2. Nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa

2.1 Nhóm nguyên nhân bên trong

• Kiểm kê hàng không chính xác.
• Dán nhầm mã vạch, tem giá giữa các sản phẩm với nhau.
• Sắp xếp, trưng bày các mặt hàng một các lộn xộn không theo bất cứ trình tự, logic nào gây khó khăn trong việc trưng bày, tìm kiếm, cất trữ.
• Buông lỏng công tác kiểm soát dẫn đến thiếu hụt hàng hóa từ chính nội bộ cửa hàng.
• Thất thoát sản phẩm do nhân viên lợi dụng các chương trình khuyến mãi, thẻ khách hàng để trục lợi.
• Mất cắp do nhân viên không trung thực lấy tiền của khách hàng mà không hoàn trả công ty.

2.2 Nhóm nguyên nhân bên ngoài

• Khách hàng vào quầy lấy cắp (thường là đối với những sản phẩm, phụ kiện nhỏ, dễ bỏ túi, giấu trong người).
• Khách hàng sử dụng tại chỗ đối với những mặt hàng ăn liền ngay trong cửa hàng mà không chịu thanh toán.
• Khách hàng cố tình bóc và dán tem giá của sản phẩm rẻ hơn lên những món đồ cần mua nhằm che mắt khiến nhân viên tính sai giá.

Nguyên nhân xảy ra thất thoát hàng hóa mà hơn nửa trong số đó diễn ra là do nội bộ bên trong. Hành vi đánh cắp của khách hàng cũng một phần do sự quan sát lỏng lẻo của nhân viên khiến cho khách hàng tận dụng thời cơ thực hiện hành vi gian lận. Từ đó có thể thấy rằng để khắc phục được tình trạng này thì chúng ta phải tìm ra phương pháp xây dựng, quản lý nội bộ một cách trình tự, đầy đủ để họ thật sự nhiệt tình, tâm huyết với công việc và trách nhiệm được giao.

3. Cách quản lý hàng hóa hiệu quả tránh thất thoát

3.1 Lắp camera quan sát hoạt động cửa hàng

Đừng ngại chi ra vài trăm ngàn đến vài triệu mua camera giám sát vì lắp đặt camera trong các góc của cửa hàng, đặc biệt là tại quầy thu ngân sẽ giúp chủ shop bao quát được toàn bộ hoạt động ra vào của người mua cũng như thái độ làm việc của nhân viên. Trước khi lắp, bạn hãy xác định về số lượng và vị trí lắp camera làm sao có thể quan sát được mọi vị trí.

• Thông thường có ít nhất 4 camera ở vị trí: thu ngân, cửa vào, 2 góc tường, nhất là khu vực trưng bày các sản phẩm nhỏ, dễ bỏ túi, hay các góc tối mà có khả năng bị mất trộm cao. 
• Nên chọn camera chất lượng tốt, quan sát được cả ban đêm để có thể quan sát và ghi âm được, không bị bắt màu vì hàng hóa trưng bày tại cửa hàng thường có rất nhiều màu.
• Cửa hàng, shop có nhiều góc khuất và diện tích không rộng lắm nên chọn những loại camera có ống kính 3.6 cho góc quan sát rộng hơn.

3.2 Sắp xếp hàng hóa

• Việc sắp xếp hàng hóa đúng cách không chỉ giúp bạn kiểm hàng dễ dàng hơn, nhanh chóng theo dõi hàng sắp hết, đã hết tại quầy để kịp thời bổ sung mà còn là một trong những yếu tố giúp kích cầu và tăng doanh số hiệu quả.
• Để sắp xếp hàng hóa đúng cách chủ kinh doanh cần phân loại hàng hóa phù hợp, đảm bảo tính đa dạng nhưng cần phân chia khu vực rõ ràng cho các loại sản phẩm cùng tính chất, cùng loại để khách hàng cũng dễ dàng tìm kiếm hơn.
• Khi sắp xếp hàng hóa ở cửa hàng cần theo các nguyên tắc: Nhập trước xuất trước, nhỏ trước lớn sau, sắp xếp lối đi hợp lý, sắp xếp hàng hóa theo loại hàng, màu sắc…

3.2.1 Quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng

• Có thể sắp xếp theo hạn sử dụng, nghĩa là những hàng hóa nhập về trước sẽ được xếp bên ngoài và nhập sau xếp ở trong để tránh tình trạng tồn hàng quá hạn. Các loại hàng hóa nhỏ, giá trị nhỏ dễ thất thoát nên đặt ở gần quầy thanh toán để dễ dàng quản lý cũng như tăng doanh số tốt hơn.
• Quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng giúp các chủ cửa hàng đưa ra những giải pháp xử lý phù hợp và tránh tình trạng thất thoát. Do đó, bạn cần kiểm tra thường xuyên hạn sử dụng của sản phẩm, đặt sản phẩm có hạn ngắn ra ngoài trước sản phẩm hạn dài. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm các chương trình khuyến mãi cho sản phẩm hạn dài.

3.4 Quản lý hàng hóa bằng file Excel

Với các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc kiểm kê và số hóa thông tin liên quan đến đối tác cung cấp, sản phẩm, số lượng hàng bán, hàng tồn kho… rất quan trọng. Nếu như cách làm truyền thống là dùng sổ tay phức tạp, khó cập nhật thì giờ đây các chủ cửa hàng có thể lựa chọn bảng tính Excel.

• Bước đầu tiên trong việc quản lý kho cho các shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ là kiểm kê và số hóa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm, đối tác cung cấp, hàng tồn kho. Bạn có thể sử dụng sổ tay, hoặc bảng tính, Excel nếu như chỉ bán hàng tại chỗ, không bán hàng online trên Facebook hoặc các sàn TMĐT khác.
• Nhưng đừng quên, cuối ngày, toàn bộ số liệu này cần được nhập vào file tính và cộng, trừ sao cho khớp với doanh số tiền mặt thu được. Và số tiền này lại cần phải khớp với lượng hàng hóa đã bán được, để tính ra lượng hàng tồn kho tại shop, cửa hàng.
• Phương pháp này chắc chắn sẽ hỗ trợ bạn quản lý hàng hóa hiệu quả, chống thất thoát. Chỉ có điều là tốn nhiều thời gian và sức lực để thực hiện, và dễ sai sót do nhập liệu hoặc công thức tính sai.
• Những thông tin cần hiển thị trong mẫu quản lý kho hàng hóa bằng file Excel gồm: tên sản phẩm; mã sản phẩm; đơn vị tính; giá lẻ; giá đại lý; đặc tính sản phẩm; nhà cung cấp; số lượng hàng nhập; số lượng hàng tồn; hình ảnh sản phẩm minh họa.

3.5 Quản lý hàng hóa bằng phần mềm

• Nếu số lượng hàng hóa của bạn lớn, bạn muốn theo dõi tồn kho lớn hơn, nhanh hơn, thì 1 phần mềm quản lý kho sẽ là trợ thủ đắc lực hỗ trợ bạn chống thất thoát hàng hóa.
• Thay thế cho cách ghi chép truyền thống hoặc dùng Excel, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng và quản lý kho. Các phần mềm giúp bạn cập nhật, theo dõi và kiểm tra nhanh chóng.
• Khi quản lý bằng phần mềm, kho hàng sẽ được cập nhật số lượng liên tục giúp bạn dễ dàng theo dõi tồn kho. Ngoài quản lý hàng hóa, phần mềm quản lý bán hàng còn có thể quản lý đơn hàng, giao vận, tránh trường hợp giao thiếu, giao nhầm. Ngoài ra, đây cũng là một công cụ hữu hiệu trong việc quản lý khách hàng, quản lý nhân viên và báo cáo thống kê chi tiết giúp bạn bán hàng nhẹ như không.
• Một số phần mềm nổi tiếng trên thế giới là: Phần mềm sap quản lý kho,  phần mềm NetSuite, phần mềm SAP EWM, phần mềm Infor Supply Chain… Tùy vào đặc tính mặt hàng kinh doanh và quy mô kinh doanh mà bạn có thể lựa chọn phần mềm với các tính năng phù hợp.

3.6 Liên tục kiểm tra hàng hóa

• Chất lượng hàng hóa là yếu tố quan trọng hàng đầu trong kinh doanh sản phẩm. Trong một cửa hàng có nhiều hàng hóa với chủng loại, đơn vị và chất lượng thì rất khó tránh khỏi thất thoát. Vì vậy, bạn cần kiểm tra chất lượng những sản phẩm bán để loại bỏ sản phẩm hư hỏng, tránh ảnh hưởng đến danh tiếng cửa hàng.
• Trong lúc nhập hàng phải có nhân viên kiểm kê hàng nhập đối chiếu với số lượng bên nhà cung cấp đưa ra nhằm tránh thiếu sót, nhập dư. Số liệu kiểm kê hàng nhập phải có số lượng rõ ràng, chữ kí đầy đủ của các bên.
• Khi nhập hàng, phải lau dọn mặt bằng sạch sẽ trước khi đưa hàng vào. Sau khi xuất hàng xong phải sắp xếp lại ngay ngắn và đúng quy định. Sự gọn hàng ngay từ đầu giúp cho quá trình vận hành kho về sau được dễ dàng hơn.
• Tiến hành kiểm tra kho định kỳ thường sau một khoảng thời gian nhất định (1 tuần hoặc 1 tháng), bạn nên kiểm kê lại toàn bộ kho để đảm bảo khớp về số liệu và tìm sửa các lỗi. Việc này sẽ giúp cho quá trình quản lý kho hàng đạt hiệu quả hơn. 

3.7 Thanh lý nhanh các mặt hàng cận - hết giá trị sử dụng

Trong quá trình kiểm kê, nếu phát hiện những mặt hàng tồn quá lâu hoặc gần hết ngày sử dụng. Bạn cần chú ý đánh dấu lại và áp dụng chính sách đổi trả của nhà cung cấp, các chương trình thanh lý hoặc khuyến mại. Tránh tình trạng quá đầy hàng cũ, hết "date" chiếm diện tích cửa hàng, không còn chỗ để hàng mới.

Trên đây là những kinh nghiệm quản lý hàng hóa mà Cơ khí Thành Đạt thu thập được và chia sẽ cho mọi người. Kinh doanh buôn bán đặc biệt là mở cửa hàng nhiều sản phẩm như tạp hóa, siêu thị mini thì cách quản lý hàng hóa hiệu quả là rất quan trọng. Mong rằng với những chia sẽ trên, bạn sẽ có được chiến lược giảm tồn kho, tránh thất thoát và nâng cao doanh thu. 

Quý khách có nhu cầu lắp đặt giá kệ siêu thị cho cửa hàng tạp hóa, siêu thị và những mặt hàng liên quan như: xe đẩy, giỏ xách, bàn thu ngân, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền, kệ trung tải - tải nặng - kệ kho, ... vui lòng liên hệ Cơ khí Thành Đạt để được tư vấn, báo giá kĩ càng nhất. Chi tiết vui lòng truy cập website    https://cokhithanhdat.com.vn/   hoặc:

Liên hệ tư vấn:

                                                               Miền Bắc - 0812.6666.58 gặp Mrs Nhung

                                                               Miền Trung - 0815.6666.58 gặp Mr Minh

                                                               Miền Nam: - 0813.6666.58 gặp Mrs Thanh Lân